Wirbelsturm Katrina. Hurrikan Rita. Hurrikan Wilma. Noch vor wenigen Monaten haben diese Stürme das Leben von Millionen Menschen verändert. Auch wenn Sie nicht in den von diesen Stürmen betroffenen Gebieten gearbeitet haben, haben Sie vielleicht Produkte an Firmen in der Golfregion geliefert oder von ihnen erhalten. Denken Sie, dass Sie von diesen Naturkatastrophen nicht betroffen waren?
Nun, multiplizieren Sie diesen Gedanken tausendmal und Sie haben eine Vorstellung davon, warum es notwendig ist, einen Notfallplan bereit zu haben, falls Sie in Ihrer Heimatstadt mit einer ähnlichen Krise konfrontiert werden.
Wie können Sie eine Krise oder Katastrophe planen, wenn sie normalerweise unerwartet eintreten? Wie leicht ist es, etwas zu antizipieren, das Sie nicht erlebt haben? Dies sind zwei Gründe, warum Eigentümer und Manager sich gelähmt fühlen können, wenn sie mit der Planung für eine Krise konfrontiert sind. Für einige mag es sich fremd anfühlen, sich vorzustellen, was zu tun oder zu Papier zu bringen ist, sodass es einfacher ist, es auf einen anderen Tag zu verschieben.
Notfallplanung
Aber sehen wir es uns mal anders an, möglicherweise in kleineren Stücken, damit Sie sich um die Möglichkeiten kümmern können. Eines der ersten Dinge, die Sie tun müssen, ist, diese Aufgabe einer Person zuzuweisen – das können Sie oder jemand anderes sein – und ein kleines Team bilden, um die Bemühungen zu unterstützen. Ein Leiter wird dies zu einem effizienteren und effektiveren Prozess machen.
Also, was ist das erste, was Sie tun können, um für eine Krise zu planen? Machen Sie eine Liste. Eine einfache Liste von „Was wäre wenn“ ist ein guter Ausgangspunkt. Denken Sie an Murphys Gesetz: „Wenn etwas schief gehen kann, wird es schief gehen.“ Egal wie seltsam es klingen mag, schreiben Sie alles auf, was auf Ihr Unternehmen zutreffen könnte – von Umweltkatastrophen wie Erdbeben, Überschwemmungen oder Wirbelstürmen bis hin zu einem Produktrückruf. Diese Liste sollte alles abdecken, was zu einer Unterbrechung Ihres regulären Geschäftszyklus führen könnte.
Glauben Sie, dass die Verarbeiter in Südflorida für 2005 mehrere Hurrikane geplant haben? Wenn ich jetzt mit einigen Leuten da unten spreche, können sie nicht einmal die Namen der Hurrikane klarstellen oder welche zu welcher Schadensphase geführt haben. Ich würde wetten, dass die meisten Unternehmen in Südflorida inzwischen einen Hurrikan-Katastrophenplan haben, der Dinge wie alternative Energiequellen, Produktumleitungspläne und Kommunikationslisten (sowohl für Kunden als auch für Mitarbeiter des Unternehmens) umfasst.
Plan zur Wiederherstellung des Unternehmens
Sobald Sie die „Was-wäre-wenn“-Liste haben, schauen Sie sich um, um die kritischen Dienste und Funktionen Ihres Unternehmens zu analysieren – diejenigen, die die Türen offen halten. Einige Punkte, die einem in den Sinn kommen, sind Mitarbeiter, Cashflow, Betriebsmittel, Telefone und Computer und Kundenbetreuung. Dies sind die kritischen Funktionen, die entscheidend sein werden, um nach einer Katastrophe so schnell wie möglich wieder einsatzbereit zu sein.
Nehmen Sie als Nächstes diese neue Liste und kategorisieren Sie die Elemente in drei oder vier Hauptkategorien, die alle Ähnlichkeiten enthalten, z. B. „Finanzen“, „Kommunikation“, „Betrieb“ und „Personen“. Jetzt können Sie sehen, wie Ihr Plan aussehen wird – am besten, bevor eine Krise ohne Vorwarnung ausbricht. Sie können eine Person benennen, die für jede Hauptkategorie verantwortlich ist, und das „Team“ bitten, sich etwas Zeit zu nehmen, um zu recherchieren und einen Plan für den Umgang mit ihrer Kategorie während einer Krise zu schreiben.
Die erste Phase des Plans befasst sich mit der Notfallkatastrophe. Dies ist ein Benutzerhandbuch zum Schutz einer Organisation während einer unmittelbaren Katastrophe. Damit ein Plan nützlich ist, muss er erstellt werden, bevor eine Unterbrechung auftritt. Die nächste Phase eines Plans, die „Wiederherstellung“, soll dafür sorgen, dass die Finanzierung hereinkommt, die Dienstleistungen am Laufen bleiben und die Kunden bedient werden, um das Geschäft nach dem Ende der Katastrophe voranzutreiben. Eine letzte Phase der „Business Continuity“ muss geplant werden, um den Kreis wieder zu dem Punkt zu schließen, an dem das Unternehmen vor der Katastrophe leistungsfähig war.
Organisationsplan
Mehrere Bereiche, die eine eingehendere Planung erfordern, umfassen die Speicherung von Informationen wie Mitarbeiter-, Versicherungs- und Finanzunterlagen; Computerhardware, -software und -daten; und eine Baustellenkarte und Versorgungsspezifikationen. Organisieren Sie diese wichtigen Daten so, dass mehrere Kopien vorhanden sind, wobei ein Satz an einem anderen Ort aufbewahrt wird, falls das Hauptbüro zerstört wird.
Eine noch umfassendere Phase der Planung umfasst Risikoanalysen und Business-Impact-Analysen. Diese Pläne sind spezialisiert und könnten Ihr Unternehmen darauf vorbereiten, lähmende finanzielle Verluste zu vermeiden. Es gibt viele Websites, die über starke Planungstools verfügen, die in allen Phasen dieses Planungsprozesses helfen, aber die folgenden sind gute Websites, um damit zu beginnen:
•Das Amerikanische Rote Kreuz bietet gute Informationen für Unternehmen unter www.redcross.org.
•Das Institute for Business and Home Safety stellt auf seiner Website unter www.ibhs.org/business_protection Planungstools zur Verfügung.
•Die Centers for Disease Control and Prevention haben eine umfassende Liste wichtiger Websites unter www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/.
• Die Bundesregierung hat unter www.ready.gov eine Bereitschaftsseite eingerichtet.
Die Aufteilung der Planungsaufgabe in kleine Stücke und die Organisation eines Teams für die Arbeit am Plan machen dies zu einem bequemeren Prozess. Das Amerikanische Rote Kreuz berichtet, dass bis zu 40 Prozent der kleinen Unternehmen nach einer Katastrophe wie einer Überschwemmung, einem Tornado oder einem Erdbeben nicht wieder öffnen. Lassen Sie Ihr Geschäft nicht leiden, weil Sie keine Zeit hatten, einen Plan aufzustellen.
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